Mit Doodle Elterngespräche koordinieren

Doodle.com muss man nicht mehr vorstellen. Das Tool zur Terminfindung hat längst auch in der Zusammenarbeit zwischen Lehrpersonen Einzug gehalten. Doch wussten Sie, dass sich mit ein wenig anderen Einstellungen auch hervorragend Termine für Lehrer-Eltern-Gespräche koordinieren lassen? Die Lehrperson erspart sich damit einen grossen Arbeitsaufwand und die Eltern müssen nicht tagelang Termine frei halten. Hier erfahren Sie, wie’s geht und wo die Stolpersteine sind:

Mit Doodle lässt sich ein System erstellen, mit welchem Eltern einen Gesprächstermin buchen können, ohne dass sie die Daten anderer Eltern sehen können. Bereits reservierte Daten sind nicht mehr wählbar. Doppelbuchungen sind also nicht möglich. Eine Rückbestätigung durch die Lehrperson ist nicht erforderlich.

Die Ausgangssituation

Oft müssen mehrere Elterngespräche im selben Zeitraum gehalten werden, manchmal gar mit allen Eltern der ganzen Klasse. Viele Lehrpersonen erstellen hierfür eine Tabelle, welche sie in Papierform den Eltern mit nach Hause geben. Darauf streichen die Eltern Daten, welche ihnen nicht passen. Nachdem die Lehrperson die Zettel wieder eingesammelt hat, beginnt erst richtig die Arbeit: Die Lehrperson versucht nun, alle Termin-Wünsche zu berücksichtigen und in derselben Tabelle unter zu bringen. Das ist oft gar nicht einfach, sind doch die Randstunden am beliebtesten. Also muss nicht selten zum Hörer gegriffen werden um nach einem weiteren Termin zu fragen. Auf jedem Wunschblatt muss der definitive Termin markiert und wiederum den Kindern mit nach Hause gegeben werden. Haben Sie dies bisher auch so gemacht? Wenn’s so niedergeschrieben steht, wird man sich erst bewusst, wie viel Arbeit dahinter steckt. Und stellen Sie sich vor: Sie können sich alle diese Schritte sparen. Bloss die Termine müssen Sie erfassen. Es gibt aber trotzdem einige Dinge zu berücksichtigen, um den Datenschutz und den reibungslosen Ablauf zu garantieren.

Voraussetzungen

Bedingung für die Verwendung von Doodle zur Terminfindung von Elterngesprächen ist, dass Sie die eMail-Adressen der Klasseneltern besitzen. Sie sollten sich sowieso angewöhnen, danach bei der Übernahme einer neuen Klasse zu fragen. Damit lässt sich in vielen Bereichen Zeit sparen.

Auch wenn es ohne möglich ist, empfehle ich Ihnen, bei Doodle einen kostenlosen Account einzurichten. Damit können Sie alle Ihre Umfragen an zentralem Ort verwalten. Auch werden dort Umfragen aufgeführt, bei denen Sie lediglich als Teilnehmer fungieren. Mit dem Account können Sie auch die hervorragend gestaltete Smartphone-App nutzen. Ein Muss für alle, die immer wieder an Doodle-Umfragen teilnehmen. Eine kostenpflichtige Doodle-Pro Lizenz ist nicht nötig.

Einstellungen

1. Rufen Sie www.doodle.com auf und geben Sie Ihrer Umfrage einen klaren Titel und fügen Sie Ort und eine Beschreibung hinzu.
2. Nachdem Sie die Daten ausgewählt haben, können Sie alle verfügbaren Startzeiten erfassen. Über den Link unterhalb der Eingabefelder lassen sich gar noch mehr Zeitfelder hinzu fügen. Stellen Sie sicher, dass Sie rund 15% mehr Termine anbieten als Sie Gespräche erwarten. Leider lassen sich so Zwischenstunden nicht ganz vermeiden. Wenn Sie die Zeiten aber geschickt setzen, können solche verringert werden. Überlegen Sie sich schon beim Erstellen, was Sie mit Zwischenstunden anfangen würden. Die Zeit lässt sich gut nutzen.
3. Bei den Einstellungen auf der nächsten Seite unterscheidet sich diese Art von Doodle von klassischen Terminfindungen. Klicken Sie auf “Einstellungen”. Aktivieren Sie dann die Option “Versteckte Umfrage“, damit die Eltern nicht sehen können, wer welchen Termin gebucht hat. Auch müssen Sie sicherstellen, dass niemand zwei Termine bucht. Hierfür klicken Sie auf “Teilnehmende Person kann nur eine Option wählen“. Zu guter Letzt wählen Sie auch noch “Anzahl Teilnehmende pro Option begrenzen” und geben den Wert “1” ein. Damit stellen Sie sicher, dass jeder Termin nur einmal belegt werden kann. Klicken Sie auf “Weiter”.
   
4. Es ist meist nicht nötig, dass Sie unter “Teilnahme Einstellungen” die Teilnehmer eingrenzen. Damit würde die Bearbeitung etwas komplizierter. Jeder Teilnahmelink währe dann nur einmal gültig. Für gewöhnlich reicht die Einstellung “Jeder mit einem Link darf teilnehmen”.
5. Sie können die Email-Adressen Ihrer Klasseneltern direkt online einfügen oder Sie versenden den Teilnahmelink später per Mail. Vergessen Sie in letzterem Fall aber nicht, die Eltern als versteckte Kopienempfänger einzufügen. Wenn Sie die Doodle-Option benutzen, können Sie den Emailtext bearbeiten. Klicken Sie hierfür auf den Link “Persönliche Nachricht hinzufügen”. Es empfiehlt sich, direkt im eMail-Text eine Frist zu setzen. Das “first come first serve”-Prinzip baut aber selbst schon einen gewissen Zeitdruck auf. Vor dem Versenden lässt sich eine Vorschau der eMail anzeigen. Klicken Sie nun auf “Fertigstellen”.
   
6. Vergessen Sie nicht, die Umfrage abzuschliessen, sobald alle Eltern teilgenommen haben. Damit unterbinden Sie, dass Termine nachträglich noch ohne Ihr Wissen geändert werden.

Mögliche Probleme

Es ist möglich, dass sich einige wenige Eltern am Computer nicht zurecht finden. Vereinbaren Sie den Termin telefonisch oder drucken Sie für diese einen Screenshot aus und lassen Sie sie möglichst viele Termine auswählen. Es ist in diesem Falle wichtig, dass Sie direkt im Anschluss die Reservierung für diese Eltern vornehmen, nicht dass der Termin durch andere Teilnehmer belegt wird.

Erinnern Sie säumige Eltern mittels Kontaktheft an die offene Terminreservierung. Hierfür können Sie einfach einen Screenshot des Einleitungstextes und den Umfragelink mitgeben.

Terminverschiebungen wird es immer geben. Ob mit der klassischen oder digitalen Variante. Sie haben übrigens auch die Möglichkeit, nachträglich zusätzliche Termine einzufügen. Nutzen Sie den Administrationslink, welchen Sie per Mail erhalten haben. Keine Angst, auch wenn Sie mit “Teilnahmen invalidieren” diese Änderungen bestätigen müssen, bleiben bestehende Reservierungen trotzdem erhalten. Nur beim Löschen von Terminen sollten Sie vorsichtig sein.

Als Administrator können Sie Anmeldungen der Eltern auch nachträglich ändern oder löschen.

Fazit

Beim ersten Einsatz werden einige Eltern noch etwas Mühe bekunden. Doch schon beim nächsten Mal haben sie sich daran gewohnt und schätzen auch ihrerseits, dass nicht mehrere Termine offen gehalten werden müssen, bis sie von der Lehrperson Rückmeldung erhalten. Die Zeitersparnis für die Lehrperson ist gross.

Es gibt im Netz sogar zahlreiche Tools, welche extra auf die Koordination von Elterngesprächen ausgerichtet sind. Leider ist deren Anwendung meist nicht kostenlos oder benötigt eine Registration durch die Eltern. Bei anderen müssen die Eltern eine spezielle App installieren. Somit bleibt Doodle das einfachste Tool hierfür und ist klar meine Empfehlung.